Di frequente nelle PMI, quando la quantità di lavoro aumenta, è facile perdere di vista le attività che sembrano meno urgenti e le principali organizzazioni a soffrire sono quelle senza divisioni ben chiare sul ruolo del personale.
Se all’interno dell’azienda non hai ancora nominato un fleet manager, l’organizzazione della tua flotta rischia di essere una di quelle mansioni che, quando si è messi alle strette, viene lasciata in ultima priorità o addirittura nemmeno valutata. Un dettaglio logistico che diventa un problema non indifferente se la tua società ha presenza in più filiali, regioni o addirittura paesi.
Considerando che la gestione della flotta è uno dei tre costi principali nelle aziende, cerchiamo di capire insieme quale strategia sia meglio prendere quando si devono gestire flotte auto: gestione centralizzata della flotta o outsourcing?
Gestione della flotta: l’importanza del fleet management
La gestione mirata dell’attività della flotta aziendale fa sicuramente la differenza, a prescindere dalla dimensione della flotta, in primo luogo a livello decisionale. L’attività di fleet management si basa sul controllo e l’acquisizione dei dati che riguardano il lavoro dei veicoli e il principale beneficio della sua implementazione è che i problemi della flotta possono essere previsti o, in ogni caso, risolti in tempo utile.
Dallo studio “La telematica sale a bordo delle flotte aziendali”, condotto da Top Thousand nel 2020, è emerso che le flotte aziendali sono sempre più telematiche. I numeri lo dimostrano: l’82% dei veicoli del campione intervistato sono in possesso di uno o più software per la gestione flotte, rispetto al 18% di 3 anni fa.
Quindi: avere un responsabile della flotta all’interno dell’azienda o investire in un servizio di fleet management da usare in house o esternalizzato sembra porti solo vantaggi. A questo punto vediamo quali sono a seconda della modalità scelta.
I vantaggi di una gestione centralizzata della flotta in house
Avere una persona in azienda che possa assumersi il ruolo del fleet manager costituisce un’alternativa più familiare e di conseguenza i vantaggi ci sono:
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Un fleet manager interno può avere un’immagine completa sulla situazione della flotta in qualsiasi momento e trarre riflessioni sul miglioramento dei lavori strada facendo;
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Con una persona interna il lavoro del fleet manager può essere massimizzato: la stessa persona potrà assumere mansioni di natura manageriale ma anche amministrativa della flotta, dunque evitare costi aggiuntivi del personale o di servizi esterni;
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Il controllo fisico e quotidiano, o comunque regolare, della flotta all’interno della realtà può aiutare il fleet manager a prevenire eventuali danni.
Un altro vantaggio da non sottovalutare è che viviamo nell’epoca della digitalizzazione e il fleet management è uno dei rami dedicati allo sviluppo tecnologico della mobility e delle flotte aziendali. Per questo motivo i servizi di fleet management sono in continuo progresso, per rendere la logistica un settore di attività tecnologicamente avanzato mediante i servizi digitalizzati, accurati e automatizzati di monitoraggio flotta.
Gestire la flotta internamente tramite un sistema di monitoraggio satellitare automatizzato vuol dire automatizzare alcune delle mansioni e renderne altre meno time consuming, allo stesso tempo limitando il lavoro cartaceo.
Si è riscontrato che monitorare la flotta in modo digitalizzato può portare a:
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allungare la vita dei veicoli della flotta – perché monitorando ogni particolare dello stile di guida, consumi e manutenzioni regolari fa sì che la salute del mezzo sia più longeva nel tempo, grazie a una manutenzione più precisa;
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offrire ai dipendenti un’alternativa lavorativa più sostenibile – eliminare l’utilizzo della carta come anche ottimizzare i tempi e i percorsi di guida sono attività che incentivano il personale ad essere più sensibile ai temi afferenti alla riduzione dell’impronta di carbonio, nonché aumenta la percezione verso la sostenibilità del brand aziendale:
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amministrare i costi aziendali in modo controllato aumentando i risparmi:
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facilitare l’implementazione di una strategia mirata per raggiungere gli obiettivi proposti;
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offrire una sicurezza maggiore per i conducenti.
Esternalizzazione della flotta: i pro e i contro
Gestire in outsourcing la flotta aziendale sembra sia più un affare da grandi flotte, come leggiamo in un vecchio articolo de “Il sole 24 ore” dove Gianni Granata, responsabile di Fleet logistics per il Sud Europa è di parere che «Per un servizio in outsourcing efficiente e con un reale ritorno sull’investimento serve una flotta di almeno 100 vetture».
Invece Giovanni Tortorici, il purchasing manager di Barilla sottolinea sullo stesso tema che «la ragione che spinge un’azienda ad avvalersi di una società esterna non è solo il risparmio, ma anche la possibilità di avere una governance totale del servizio, ad esempio nel caso in cui in azienda non c’è un vero fleet manager ma piuttosto un generico responsabile della mobilità».
Alla luce di ciò, vediamo insieme quali sono i pro e i contro dell’esternalizzazione della flotta aziendale. C’è da ricordare che l’outsourcing non assolve l’organizzazione dalla sua responsabilità di fissare obiettivi chiari sulla gestione della flotta. Indiscutibilmente, la giusta partnership può aiutare a rimanere concentrati sui punti di forza principali e raggiungere gli obiettivi prefissati senza sacrificare la qualità.
Le agenzie specializzate nella gestione della flotta sono nate in seguito all’esigenza del mercato di gestire i costi elevati delle flotte tramite un intermediario.
Questo servizio di esternalizzazione porta principalmente all’ottimizzazione e alla riduzione dei costi, grazie ad una maggiore efficienza nella gestione della flotta basata su esperienza acquisita e sull’economia di scala negli acquisti.
Oltre al risparmio sui costi che offre un’agenzia di servizi di outsourcing della flotta, c’è da tenere presente che aiuta inoltre le aziende con dislocazioni in più filiali o paesi a progettare una car policy standardizzata da applicare in tutte le sedi e da personalizzare a seconda delle normative dei paesi in cui si trovano.
Importante da specificare che un servizio di esternalizzazione delle flotte non è completo senza la fornitura di un sistema telematico per la gestione dell’attività dei veicoli, del consumo e delle emissioni di CO2. Un sistema tale facilità la comprensione e la gestione dello stile di guida, migliora l’efficienza della flotta tramite l’ottimizzazione dei percorsi e supporta programmi volti a migliorare la sicurezza degli autisti. L’insieme dei dati raccolti aiuta il fleet manager a trarre indicazioni sulla strategia ottimale da implementare e a prendere decisioni prudenti stimolanti per il suo business.
Gestione centralizzata della flotta vs esternalizzazione: quale scegliere?
Un altro aspetto da considerare riguarda le esigenze del proprio parco mezzi e della specifica realtà. Dalla gestione centralizzata della flotta fino alla decisione di esternalizzare in tutto o in parte i servizi di gestione parco veicoli, ci sono vari obiettivi da raggiungere, tutti in una volta o a gradi.
La gestione dei veicoli aziendali è un processo complesso che richiede una vasta gamma di competenze ed esperienze. SafeFleet aiuta i manager offrendo servizi di esternalizzazione che forniscono manutenzione e supporto all’azienda.
Grazie ad un servizio telematico come SafeFleet potrai concentrarti sulla tua missione aziendale e creare strategie adatte per il contenimento del TCO attraverso:
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l’accesso da qualsiasi dispositivo connesso ai dati amministrativi e funzionali della flotta;
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l’accesso a report e dati automaticamente registrati;
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avvisi in tempo reale sui percorsi più trafficati;
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report sul consumo di carburante e sulle emissioni di CO2;
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report sullo stile di guida e non solo.
Facendoti guidare dai dati avrai modo di analizzare con efficacia l’evoluzione della flotta e prendere decisioni qualitative per migliorare la sicurezza e l’esperienza lavorativa dei tuoi autisti.
